Un constat global
Dans un bateau, matosser consiste à déplacer les charges pour retrouver l’équilibre et gagner en vitesse.
Lorsque le vent change ou que le bateau se déséquilibre, l’équipage déplace le poids à bord pour retrouver la bonne assiette et continuer à avancer efficacement.
Dans une organisation, le principe est exactement le même.
L’énergie est souvent là :
les équipes travaillent, les outils existent, les compétences sont présentes.
Mais malgré cela, l’organisation n’avance pas aussi vite qu’elle le pourrait.
Pourquoi ?
Parce que le système est déséquilibré par les gaspillages.
C’est précisément pour cela que j’utilise une grille de lecture simple :
MATOSSER.
Une manière concrète d’observer le travail et de rééquilibrer l’organisation.
Une scène de bureau très courante
Le projet devait être livré vendredi.
Nous étions mardi, et tout le monde savait déjà que la deadline ne serait pas tenue.
Julie naviguait dans un fichier Excel de 38 colonnes.
Thomas attendait une validation pour finaliser le slide 17.
Sophie modifiait le logo parce qu’un responsable voulait “un bleu plus dynamique”.
Et moi, je relisais une procédure… que personne ne lit jamais.
Tout le monde travaillait.
Les écrans étaient pleins. Les agendas aussi. Et pourtant le projet n’avançait pas.
Dans ce type de situation, une question simple permet de prendre du recul :
Qu’est-ce qui déséquilibre réellement notre organisation ?
La grille MATOSSER permet justement de le voir.
MATOSSER : les 8 gaspillages du Lean Management
L’acronyme MATOSSER permet d’identifier rapidement les principaux gaspillages qui ralentissent la création de valeur.
M – Mouvement
Julie passait une grande partie de son temps à chercher l’information :
- Excel
- Teams
- SharePoint
- mails
L’information existait… mais jamais au bon endroit au bon moment.
Dans les bureaux, le mouvement inutile est souvent lié à la recherche d’informations.
A – Attente
Thomas ne pouvait pas avancer.
Il attendait une validation.
La personne concernée était en réunion, puis sur un autre sujet prioritaire.
Le projet restait bloqué.
Les temps d’attente liés aux décisions sont souvent l’un des gaspillages les plus importants dans les organisations.
T – Transport
Les documents circulaient sans cesse :
- mails
- Teams
- SharePoint
À la fin, personne ne savait réellement quelle version était la bonne.
Le transport d’information crée des frictions dans les flux de travail.
O – Opérations inutiles
Sophie modifiait une slide pour la quatrième fois :
- couleur du logo
- taille du titre
- mise en page
Une slide qui ne serait peut-être jamais utilisée.
Dans les bureaux, beaucoup d’efforts sont consacrés à des tâches à faible valeur.
S – Stock
Dans le dossier projet, il y avait :
- version_finale
- version_finale_v2
- version_finale_corrigée
- version_finale_def
Au total : près de vingt versions du même document.
Dans le Lean Office, le stock peut être un stock d’informations.
S – Sous-utilisation des compétences
Julie avait un bac+5 en analyse de données.
Pourtant, elle passait son temps à :
- copier-coller
- reformater des tableaux
- déplacer des données
C’est un gaspillage majeur : ne pas utiliser pleinement les compétences des collaborateurs.
E – Excès de production
L’équipe avait préparé plusieurs annexes supplémentaires.
“Au cas où le client le demanderait.”
Il ne les a jamais demandées.
Produire plus que nécessaire est un gaspillage fréquent dans le travail intellectuel.
R – Reprises
Finalement, le brief a changé :
- nouveau logo
- nouvelle orientation
- nouvelle deadline
Une partie du travail a dû être refaite.
Les reprises sont souvent la conséquence d’un manque de clarification en amont.
Pourquoi les gaspillages de bureau sont difficiles à voir
Dans un atelier, les gaspillages sont visibles :
- stocks
- déplacements
- machines à l’arrêt
Dans les bureaux, ils sont beaucoup plus discrets.
Ils se cachent derrière :
- des réunions
- des validations
- des processus
- des outils numériques
Tout semble fonctionner.
Mais l’organisation est parfois déséquilibrée sans que personne ne s’en rende compte.
MATOSSER l’organisation pour retrouver de la performance
Comme sur un bateau, la performance ne dépend pas uniquement de l’énergie fournie.
Elle dépend surtout de l’équilibre du système.
Utiliser la grille MATOSSER, c’est :
- observer le travail autrement
- révéler les gaspillages invisibles
- rééquilibrer l’organisation
L’objectif n’est pas de faire travailler davantage les équipes.
L’objectif est de faire en sorte que leur énergie produise réellement de la valeur.
La question à se poser dans vos équipes
Lors de votre prochain projet, posez simplement cette question :
Qu’est-ce que la grille MATOSSER nous révèle dans cette situation ?
Vous découvrirez souvent que le problème n’est pas un manque d’effort…
mais un déséquilibre dans la façon dont le travail est organisé.
Et comme dans un bateau, parfois il suffit simplement de matosser pour retrouver de la vitesse.
Prêt à développer la performance de vos équipes ?
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